Was ist WFM - Workflow Management
Endlich gibt es konkrete Anforderungen an die leistungsfähigen Prozess-Steuerungstools der Kategorie Workflow beziehungsweise Business Process Management. Fristeten diese doch in den vergangenen Jahren ihr Dasein mehr im Verborgenen – als ungeliebtes, mit Vorurteilen belegtes Thema. Die Anwender fürchteten die von den Entscheidungsträgern geforderte Transparenz der Prozesse. Der „gläserne Mensch“ wurde geboren.
Inzwischen haben viele Anwender (und sogar modernen Entwicklungen gegenüber aufgeschlossene Personal- und Betriebsräte) erkannt, dass diese elektronischen Hilfsmittel unter Umständen belegen können, was die Mitarbeiter von heute an E-Mail-Flut und elektronischen Dokumenten zu bewältigen haben. Das Papier auf den Schreibtischen, das bisher bewies, wie viel ein Sachbearbeiter zu tun hat, wird schließlich immer weniger. Also wer, wenn nicht die IT-Systeme, kann den Nachweis über das wirkliche Arbeitsaufkommen erbringen?
Compliance ist inzwischen vom Schlagwort zum ernstzunehmenden Reizthema avanciert und wer kann Richtlinien besser in Prozesse integrieren und deren Einhaltung auch überprüfen als eine BPM-Software? Nun werden Sie sich fragen, was ist eigentlich Business Process Management und wie unterscheidet es sich von dem bisher bekannten Workflow Management?
In der Regel ist Workflow-Management eine Steuerungskomponente, die in ein Enterprise Content Management (ECM) integriert ist, wobei man zwischen dokumentbasiertem Workflow und prozessorientiertem Workflow unterscheidet. Der dokumentbasierte Workflow ist da-rauf angewiesen, dass ein Dokument im ebenfalls integrierten Dokumenten-Management oder Archiv bekannt ist, auf dessen Basis der Prozess gestartet werden kann. Prozessorientierter Workflow ist meist eventgesteuert und wird aufgrund verschiedener Vorkommnisse gestartet.
Alle Workflow-Pakete haben drei Hauptkomponenten, zum ersten das Designelement oder auch die Entwicklungsumgebung, zum zweiten die eigentliche Workflow-Engine zur Unterstützung der Laufzeit und last but not least die Audit Trails, die alle vorgangsrelevanten Informationen sammeln und zur Auswertung zur Verfügung stellen.
Seit mehr als zehn Jahren wird der Lifecycle eines Geschäftsprozesses von der Analyse über die Simulation zur Laufzeitunterstützung, die anschließende Auswertung der Audit Trails und die Rückführung dieser Informationen in die Analyse zur Prozessoptimierung beschrieben. Wirklich umgesetzt wird dieses Konzept jedoch erst von einigen wenigen innovativen BPM-Anbietern. Die Workflow-Systeme wurden somit um zwei Komponenten erweitert, nämlich den Modellentwurf mit der Simulation und mit einer Auswertungskomponente für die Audit Trails. Ein wirklich leistungsfähiges BPM übernimmt allerdings darüber hinaus integrative Aufgaben, sodass neben ERP-Systemen auch die gesamte IT-Landschaft in die Prozesse eingebunden werden kann.
